FAQ про командировки

28 сентября 2020

— Кто платит за визу, загранпаспорт, транзит до аэропорта, медполис и прочее?
Платит компания, но нужно будет сохранить все чеки об оплате для отчёта.

— Правда, что платят вдвое, если я работаю в командировке в выходной?
Да. По статье 153 ТК РФ каждый час работы в командировке в выходной оплачивается не менее чем в двойном размере, либо работник может выбрать компенсацию в виде отгула. Дорога тоже считается работой, поэтому если вы едете куда-то в воскресенье, то получите повышенное вознаграждение за работу в выходной и надбавку за работу в ночное время, если дорога пришлась на период с 22:00 до 6:00. Но оплата пойдёт не за весь выходной, а только за часы в дороге.

— А дорога в аэропорт считается временем командировки?
Обычно да. Днём выезда в командировку признаётся дата отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днём приезда из командировки считается дата прибытия в указанное место. Например, если работник едет в командировку на поезде, который отправляется 9 апреля в 23:55, днём начала командировки считается 9 апреля.

— Чем суточные отличаются от командировочных?
На командировку вам даётся две суммы: командировочные (для проживания и проезда) и суточные для свободного использования (обычно подразумевается питание и мелкие траты). По командировочным нужен отчёт, по суточным — нет (п. 3 ст. 217 НКРФ, то есть сэкономленные суточные — ваши). Суточные должны выплатить до командировки авансом (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

— Если в течение командировки случаются официальные праздники, заплатят ли за эти дни суточные?
Да. Суточные положены за каждый день, включая праздники и выходные. А ещё суточные начисляются за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, периоды вынужденных остановок. Например, если вы приехали в 00:10 — вам заплатят за эти 10 минут дороги ночью как за целый день.

— А как быть с курортным сбором?
Работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями находятся на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация. Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

— Какие в 2020 году суточные?
Размер суточных не ограничен ничем и компания может устанавливать размер на своё усмотрение. При этом п.1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ: это 700 ₽ за каждый день командировки на территории России и 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах. Обычно эти суммы и ставятся как суточные. Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объёме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счёт экономии средств из бюджета.

— Если командировка долгая и я беру выходные посреди неё, то как с оплатой?
Эти дни будут считаться обычными выходными, поэтому выплата в виде среднего заработка работнику не положена. Но компания всё равно должна начислить суточные, они положены за каждый без исключения день командировки — Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

— А если я заканчиваю командировку отпуском?
Бывает так, что сотрудник планирует остаться и провести свой отпуск в том же месте, куда его направили в командировку. Компания обязана оплатить билеты на проезд к месту командировки и обратно, даже если из командировки сотрудник сразу идёт в отпуск. Но от стоимости обратного билета у сотрудника удержат НДФЛ 13%.

— Кто платит за дорогу к аэропорту?
В Положении о служебных командировках в пункте 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани при условии, что они находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Вот тут есть больше про каршеринг.

— Кто платит за такси в командировке?
Как договоритесь. Трудовой кодекс и Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Если иное не оговорено заранее, считается, что вы платите за проезд на общественном транспорте из суточных. Но обычно для руководителей есть отдельные пункты внутренних документов, регламентирующие использование такси.

— Кто платит за вагон-ресторан и постель в поезде?
Постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.

— Платный выбор места в салоне самолёта — что с этим?
По статье 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолёте. Выбрать и оплатить конкретное место в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.

— Правда, что можно ремонтировать свою машину в командировке за счёт компании?
Да. Если вы подписали соглашение об использовании личной машины либо едете на служебной, то вам компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки.

— Кто платит за деловые ужины?
Если иное не оговорено — вы лично. Но многие организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов, если вы сохранили чек и в нём указано больше одной персоны.

— Если получить травму в командировке — это травма на рабочем месте?
Да. Если её получить в рабочее время (это рабочие часы, дорога, настройка приборов, приведение в порядок одежды и т.п.), либо на пути к месту работы (если вы едете на своей машине, надо заранее заключить соглашение с работодателем о её использовании).

— Можно ли компенсировать командировку в выходные отгулом в будний день?
Да, такая возможность есть. Право сотрудника на отгул реализуется в том случае, если часы работы в командировке будут оплачены не в двойном размере, а в одинарном. Вид компенсации работник выбирает самостоятельно. То есть в конце поездки вам предложат подписать на выбор либо получение отгулов, либо двойную оплату дней командировки.

— Могу ли я отказаться от командировки?
Если вы в отпуске или на больничном — да, можете. Если командировка приходится на выходной — тоже. Ещё в служебные поездки нельзя отправлять беременных, несовершеннолетних (кроме спортсменов и творческих работников), людей с ограниченными физическими возможностями (в случае, если поездка противоречит программе реабилитации). Есть ограничения для матерей с тремя детьми; родителей и опекунов, единолично воспитывающих детей до 3 лет; родителей с детьми-инвалидами; для тех, кто ухаживает за больными членами семьи. Во всех остальных случаях отказ от командировки ведёт к дисциплинарному взысканию и может стать причиной увольнения.

— Что нужно , чтобы поехать?
Всего два документа:

• Приказ по форме Т-9 или Т-9а. Это основной бланк, в который заносится информация о цели поездки, ее продолжительности, пункте назначения и прочих условиях. Без такого приказа командировки вообще быть не может.
• Авансовый отчёт по форме АО-1. Такой документ нужен работнику, чтобы доказать понесенные им расходы. К отчёту прикрепляются все подтверждающие оплату документы, чеки и квитанции. Если командировка намечена на выходные или праздничные дни, то к этому списку добавляется третий документ: согласие работника на привлечение его к работе.

— А как же командировочное удостоверение и служебное задание?
С 2015 года эти документы необязательны по Постановлению Правительства № 771. Регистрировать выезд в специальном журнале теперь тоже не нужно. Но такие требования могут быть во внутренних актах вашей компании.

— Обязательно ли платить из своих за транспорт?
Как мы уже говорили выше, у нас есть сервис, который решает вообще все проблемы по оплате транспорта для вас и бухгалтерии. Детали вот тут. Можно оплатить из своих и не думать о документах, а можно сразу платить со счёта компании. Это сильно проще. Покажите, пожалуйста, ссылку своему бухгалтеру и отделу кадров, возможно, это снимет массу вопросов и сложностей. С нами уже оформили 188 тысяч командировок, так что это всё проверено временем и точно работает.